Svensk Handels person- och integritetspolicy

För hela Svensk Handel är personlig integritet viktigt. Vi vill därför alltid eftersträva en hög nivå av dataskydd. I denna policy förklarar vi hur vi samlar in och använder personuppgifter. Vi beskriver också dina rättigheter och hur du kan göra dem gällande. 

Särskilt om integritet och behandling av personuppgifter för fackliga företrädare, medparter, motparter, vittnen och fler. 

Du är alltid välkommen att kontakta oss om du har frågor om hur vi behandlar dina personuppgifter. Kontaktuppgifter står sist i denna text. 

Personuppgiftsansvarig 

För de behandlingar som sker inom Svensk Handels verksamhet är Svensk Handel personuppgiftsansvarig (Föreningen Svensk Handel, org. 802001-3630, och Svensk Handel AB, 
org. nr. 556025-8807, 103 29 Stockholm, Sverige). För vissa behandlingar, såsom till exempel medlemsregistret, använder vi gemensamma system med Svenskt Näringsliv. Ansvaret mellan oss och Svenskt Näringsliv är då reglerat i avtal. 

Vilka personuppgifter samlar vi in om dig och varför? 

Generellt 
Vi behandlar i huvudsak ditt namn, din e-postadress, ditt telefonnummer och din befattning. Ibland kan ytterligare information behandlas, till exempel om du är riksdagsledamot eller lokalpolitiker, men bara om du själv har offentliggjort informationen. Vissa personuppgifter kan vara obligatoriska att tillhandahålla, till exempel för att vi ska kunna tillhandahålla en tjänst eller fullgöra en annan begäran från dig. Detta kommer då att anges eller framgå i samband med att uppgifterna samlas in. Mer information om hur Svensk Handel behandlar dina personuppgifter framgår av tabellerna nedan.  

1. ADMINISTRATION AV MEDLEMSKAP  

I samband med ert medlemskap kommer vi att behandla personuppgifter för att kunna administrera medlemskapet och för att vi ska kunna kommunicera med er angående, t.ex. inträde och utträde. Vi kan därför behöva behandla personuppgifter om dig som kontaktperson hos våra medlemsföretag. 

2. ADMINISTRATION AV CERTIFIERINGEN TRYGG E-HANDEL 

I samband med certifieringen kommer vi att behandla personuppgifter för att kunna administrera certifieringen och för att vi ska kunna kommunicera med er angående, t.ex. certifieringen. Vi kan därför behöva behandla personuppgifter om dig som kontaktperson hos våra Trygg E-handlare. 

3. GE MEDLEMSSERVICE 

Servicen till våra medlemmar är en viktig del i vårt arbete och vi arbetar alltid för att hantera ett medlemsärende så skyndsamt som möjligt. I samband med detta kan vi behandla personuppgifter. 

4. TILLHANDAHÅLLA TJÄNSTER INOM RAMEN FÖR CERTIFIERINGEN TRYGG E-HANDEL 

Som certifierad Trygg E-handlare har du tillgång till vissa tjänster som t.ex. juridisk rådgivning. I samband med utnyttjande av någon av våra tjänster kan vi komma att behandla personuppgifter om dig som kontaktperson hos våra Trygg E-handlare. 

5. TILLHANDAHÅLLA TIPSFUNKTION FÖR CERTIFIERINGEN TRYGG E-HANDEL 

Ibland går det fel vid köp på nätet och då är det lätt att det uppstår frustration. Eftersom våra Trygg E-handlare ska följa våra krav gällande certifieringen är vi angelägna om att få veta om så inte sker. Individer har därför möjlighet att lämna in ett tips till oss via ett formulär på Trygg E-handels hemsida. 

6. MARKNADSFÖRING 

Det är mycket som händer inom Svensk Handel och vi jobbar ständigt för att underlätta för dig som medlem genom att ge dig bra förmåner, information om de senaste nyheterna och annan kommunikation som vi tror kan vara intressant för dig. Som utsedd kontaktperson på ditt företag får du automatiskt vår kommunikation, men vi kan också registrera dig om du har uttryckt intresse för vår verksamhet, t.ex. anmält dig till vårt nyhetsbrev, deltagit på något av våra event eller seminarier eller annars varit i kontakt med oss. Vi utför också statistiska analyser kopplat till vår marknadsföring för att vi ska bli ännu bättre i vår kommunikation med våra medlemmar. För att kunna skicka marknadsföring till dig behöver vi behandla dina personuppgifter. 

Kom ihåg att du alltid har rätt att invända mot vår marknadsföring. Det kan du göra direkt i våra utskick genom vår avregistreringslänk eller genom att kontakta oss (du hittar våra kontaktuppgifter längst upp i policyn). 

7. EVENT, NÄTVERK OCH UTBILDNING 

Ibland arrangerar vi event och nätverksträffar för att informera om vårt arbete, nyheter, rapporter och annan liknande information. Olika avdelningar inom Svensk Handel arrangerar också kurser, seminarier och webbinarier inom bl.a. arbetsrätt för medlemsföretag och andra relevanta intressenter. Deltagare kan frivilligt anmäla sig till våra event, nätverksträffar och utbildningar som vi anordnar. I samband med detta behöver vi behandla dina personuppgifter för att kunna administrera och genomföra eventet, nätverksträffen eller utbildningen. 

8. INKÖP AV TJÄNSTER ELLER PRODUKTER 

När vi köper in tjänster eller produkter från våra leverantörer kommer vi att behandla personuppgifter om våra leverantörers kontaktpersoner. Detta gör vi för att kunna upprätthålla en bra affärsrelation och för att uppfylla åtaganden i relevant leverantörsavtal. I samband med ett seminarium eller event kan vi också anlita externa föreläsare och vi behöver då behandla deras personuppgifter. 

9. PÅVERKANSARBETE 

Näringspolitik är en del av Svensk Handel som bedriver påverkansarbete mot beslutsfattare gällande frågor som är viktiga för handelsnäringen och vid ny lagstiftning genom att exempelvis besvara remisser och administrerar nätverk för handelsnäringen. I vissa fall kommer Näringspolitik att behandla personuppgifter vid utförandet av sitt uppdrag. 

10. TÄVLINGAR 

Ibland vill vi anordna tävlingar och erbjuda en möjlighet att vinna fina priser. I samband med detta kommer vi att behandla dina personuppgifter. 

11. UTVECKLING, FÖRBÄTTRING OCH UTVÄRDERING AV VÅR VERKSAMHET 

För att kunna se till att vi kan förbättra våra erbjudanden kan vi använda personuppgifter för att ta fram statistik och liknande underlag i syfte att utveckla och förbättra vår verksamhet. För att skydda individers integritet kommer vi så långt det är möjligt att avidentifiera eller pseudonymisera personuppgifterna så att det rör sig om statistiska data som vi inte kan koppla direkt till en enskild individ. 

12. RÄTTSLIGA FÖRPLIKTELSER 

Det finns flera lagar som Svensk Handel som organisation behöver följa. Vissa av dessa lagar kräver att personuppgifter behandlas. 

13. SÄKERHETSARBETE OCH FÖR ATT FÖRHINDRA MISSBRUK ELLER FÖREBYGGA, FÖRHINDRA OCH UTREDA BROTT 

För att kunna se till att vi skyddar din integritet och för att skapa trygghet i vår verksamhet arbetar vi aktivt med vårt säkerhetsarbete så att vi t.ex. kan förebygga och förhindra missbruk av våra tjänster, obehörigt tillträde till våra lokaler eller för att förhindra, förebygga och utreda brott mot vår organisation. För detta syfte kan personuppgifter behandlas. 

För medarbetare i medlemsföretag 

För medarbetare i medlemsföretag kan vi komma att behandla personuppgifter även på andra sätt än vad som nämnts ovan. Detta är främst kopplat till arbetsgivarens medlemskap och gäller för olika kontaktpersoner. Uppgifter om kontaktpersoner kan behövas för att hantera medlemskapet och frågor kopplade till det. Det kan röra exempelvis kontaktpersoner i samband med inkoppling av kollektivavtal, kollektivavtalsförhandlingar, fackliga förhandlingar, arbetsrättslig rådgivning och tvister i domstol. Det kan också röra sig om uppgifter avseende medlemskap i olika arbetsgrupper. Läs mer om detta i Särskilt om integritet och behandling av personuppgifter avseende fackliga företrädare, medparter, motparter, vittnen med flera.  

Hur vi behandlar personuppgifter kopplat till Varningslistan 

Säkerhetsavdelningen på Svensk Handel ger dagligen råd och stöd direkt till handelns företag. Varningslistan finns publicerad på Svensk Handels hemsida och varnar för bluffakturor, företag med oseriösa försäljningsmetoder och för erbjudanden eller utskick som kan uppfattas som vilseledande. I samband med Varningslistan kan vi komma att behandla dina personuppgifter. 

Från vilka källor hämtar vi personuppgifter? 

Förutom personuppgifter som du själv lämnar till oss kan vi samla in personuppgifter via tredje part.  

Vilka kan vi komma att dela dina personuppgifter med? 

Personuppgiftsbiträden 

I en del situationer är det nödvändigt för oss att anlita andra parter för att kunna utföra vårt arbete. Det handlar exempelvis om när bolag inom vår koncern behandlar personuppgifter för vår räkning eller när vi använder oss av olika IT-leverantörer. De är att betrakta som personuppgiftsbiträden till oss och de behandlar endast personuppgifter i enlighet med våra instruktioner.  

Aktörer som är självständigt personuppgiftsansvariga 

Vi delar även dina personuppgifter med vissa andra aktörer som är självständigt personuppgiftsansvariga. Det kan både handla om myndigheter, såsom Skatteverket, och om andra medlemsorganisationer samt samarbetspartners för våra medlemsförmåner. Vi kan vidare komma att lämna ut personuppgifter till Svenskt Näringsliv och andra av Svenskt Näringslivs medlemsorganisationer (och deras bolag) i den mån det krävs för att samverkan mellan organisationerna ska fungera. Svensk Handel kan även komma att lämna ut personuppgifter till tredje part, som till exempel polisen eller annan myndighet, om det rör utredning av brott eller om vi annars är skyldiga att lämna ut sådan uppgift med stöd av lag eller myndighetsbeslut. 

När dina personuppgifter delas med en aktör som är självständigt personuppgiftsansvarig gäller den organisationens integritetspolicy och personuppgiftshantering. Vi uppmuntrar dig att läsa deras information om hur de behandlar dina personuppgifter. 

Var behandlar vi dina personuppgifter? 

Vi strävar alltid efter att dina personuppgifter ska behandlas inom EU/EES men ibland är det inte möjligt. 

För visst IT-stöd kan uppgifterna överföras till ett land utanför EU/EES. Det gäller till exempel om vi delar dina personuppgifter med ett personuppgiftsbiträde som, antingen själv eller genom en underleverantör, är etablerad eller lagrar information i ett land utanför EU/EES. Som personuppgiftsansvarig är vi ansvariga för att vidta alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att dessa behandlingar sker i enlighet med bestämmelser inom EU/EES. 

När personuppgifter behandlas utanför EU/EES garanteras skyddsnivån antingen genom ett beslut från EU-kommissionen om att landet ifråga säkerställer en adekvat skyddsnivå eller genom användandet av så kallade lämpliga skyddsåtgärder, i form av standardavtalsklausuler eller bindande företagsinterna regler som säkerställer att dina rättigheter skyddas. Om du vill ha ytterligare information om dessa skyddsåtgärder är du välkommen att kontakta oss. 

Hur länge sparar vi dina personuppgifter? 

Vi sparar aldrig dina personuppgifter längre än vad som är nödvändigt för respektive ändamål. Vi har utarbetat rensningsrutiner för att säkerställa att personuppgifter inte sparas längre än vad som behövs för det specifika ändamålet. Hur länge detta är varierar på skälet för behandlingen. Vissa uppgifter i bokföringen behöver p.g.a. lagstiftning till exempel sparas minst sju år medan uppgifter om specialkost raderas inom någon vecka efter att evenemanget är avslutat. Specifika lagringstider hittar du i tabellerna under rubriken ”Vilka personuppgifter samlar vi in om dig och varför?”. 

Notera att uppgifter som samlas in för enskilda ändamål kan komma att sparas under en längre tid än vad som framgår ovan eftersom samma uppgifter kan användas för andra ändamål med en längre lagringstid. Exempelvis kan uppgifter som vi samlar in i samband med medlemskapet (ändamål 1) användas för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk som rör Svensk Handels verksamhet (ändamål 8). 

Vilka är dina rättigheter som registrerad? 

Som registrerad har du enligt gällande lagstiftning ett antal rättigheter. Hur du ska gå tillväga för att hantera dina rättigheter, se stycket ”Hantera dina rättigheter” längre ned. Här nedan listar vi den registrerades rättigheter. 

Rätt till registerutdrag (rätt till tillgång) 

Om du vill veta vilka personuppgifter vi behandlar om just dig kan du begära att få tillgång till uppgifterna. När du lämnar en sådan begäran kan vi komma att ställa en del frågor för att se till att det blir en effektiv hantering av din begäran. Vi kommer också vidta åtgärder för att säkerställa att uppgifterna begärs av och lämnas till rätt person. 

Rätt till rättelse 

Om du upptäcker att något är fel har du rätt att begära att dina personuppgifter rättas. Du kan också komplettera eventuellt ofullständiga personuppgifter. 

I vissa fall kan du göra korrigeringar själv, vilket vi då informerar dig om. 

Rätt till radering 

Du kan begära att vi raderar de personuppgifter vi behandlar om dig bland annat om: 

• Uppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål som de behandlas för.  

• Du invänder mot en intresseavvägning vi gjort baserat på vårt berättigade intresse, där ditt skäl för invändning väger tyngre än vårt berättigade intresse. 

• Personuppgifterna behandlas på olagligt sätt. 

• Personuppgifterna har samlats in om ett barn (under 13 år) som du har föräldraansvaret för  

• Om uppgiften inhämtats med stöd av ditt samtycke och du vill återkalla ditt samtycke 

Vi kan dock ha rätt att neka din begäran om det finns legala skyldigheter som hindrar oss från att omedelbart radera vissa personuppgifter. Det kan också vara så att behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. 

Om vi är förhindrade att radera dina personuppgifter kommer vi att blockera personuppgifterna från att kunna användas för andra syften än det syfte som gör att de inte kan raderas. 

Rätt till begränsning 

Du har rätt att begära att vår behandling av dina personuppgifter begränsas. Om du motsätter dig att personuppgifterna vi behandlar är korrekta kan du begära en begränsad behandling under den tid vi behöver för att kontrollera huruvida personuppgifterna är korrekta. 

Om, och när, vi inte lägre behöver dina personuppgifter för de fastställda ändamålen är vår rutin normalt att uppgifterna raderas. Om du behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, kan du begära begränsad behandling av uppgifterna hos oss. Det innebär att du kan begära att vi inte rensar och raderar dina uppgifter. 

Om du har invänt mot en intresseavvägning av berättigat intresse som vi har gjort som laglig grund för ett ändamål kan du begära begränsad behandling under den tid vi behöver för att kontrollera huruvida våra berättigade intressen väger tyngre än dina intressen av att få uppgifterna raderade. 

Om behandlingen har begränsats enligt någon av situationerna ovan får vi bara, utöver själva lagringen, behandla uppgifterna för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, för att skydda någon annans rättigheter eller ifall du har lämnat ditt samtycke. 

Rätt att göra invändningar mot viss typ av behandling 

Du har alltid en rätt att invända mot all behandling av personuppgifter som bygger på en intresseavvägning. Vi kommer då göra en bedömning av om det finns avgörande berättigade skäl som gör att vi trots din begäran måste fortsätta lagra dina uppgifter. Du har också alltid rätt att invända mot vår direktmarknadsföring. 

Rätt att återkalla ett lämnat samtycke 

Har du lämnat samtycke till någon behandling som vi utför? I så fall har du rätt att när som helst återkalla detta. När du återkallar ditt samtycke kommer vi inte samla in nya uppgifter om dig för ändamålet som ditt samtycke avsåg, men vi har fortfarande rätt att behandla de uppgifter som vi samlat in om dig innan du återkallade ditt samtycke. Om det inte finns någon annan laglig grund som gör att vi behöver spara uppgifterna kommer vi att radera dem. 

Rätt till dataportabilitet 

Du har, som registrerad rätt till dataportabilitet om vår rätt att behandla dina personuppgifter grundar sig antingen på ditt samtycke eller fullgörande av ett avtal med dig.  

Hantera dina rättigheter 

Ansökan om registerutdrag eller om du vill åberopa någon av dina andra rättigheter ska vara skriftligt av den utdraget avser. Vi kommer besvara dina önskemål utan onödigt dröjsmål och senast inom 30 dagar. Ladda ner detta dokument och svara på frågorna samt underteckna det. Maila därefter det ifyllda dokumentet till gdpr@svenskhandel.se. Mailet ska i möjligaste mån skickas från den mailadress du är registrerad med hos Svensk Handel. 

Hur hanterar vi personnummer? 

I möjligaste mån undviker vi att behandla personnummer. I vissa fall är det dock motiverat med hänsyn främst till att vi behöver ha en säker identifiering. Vad avser behandling av personnummer i form av organisationsnummer för enskild näringsverksamhet så krävs denna behandling så länge företaget är medlem genom att organisationsnumret utgörs av personnumret. 

Tillsynsmyndighet 

Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) är ansvarig myndighet för att övervaka tillämpningen av lagstiftningen kring dataskydd. Om du anser att vi agerar felaktigt kan du kontakta IMY, Integritetsskyddsmyndigheten, se imy.se. 

Kollektivavtal om Svensk Handels behandling av personuppgifter 

Svensk Handel har tecknat kollektivavtal med Handelsanställdas förbund, Unionen och Akademikerförbunden om behandling av personuppgifter. Avtalet reglerar endast behandlingar som görs av förbunden. Det gäller alltså inte för medlemsföretagens behandling av personuppgifter och saknar därför betydelse vid bedömningar på lokal nivå. 

Kollektivavtal rörande skyldighet att föra register i vissa avseenden m.m. 

Kontakta oss vid frågor om hur vi behandlar personuppgifter 

Om du har frågor om hur vi behandlar personuppgifter eller har en begäran i enlighet med ovan rättigheter är du alltid välkommen att kontakta oss på: gdpr@svenskhandel.se, eller via telefon på: 010-47 18 500 

Vi kan komma att göra ändringar i vår integritetspolicy. Den senaste versionen av integritetspolicyn finns alltid här på webbplatsen.  

Mer information