Guide: Så väljer du rätt kassaregister

Vad är kassaregister och måste jag ha det?

Du som säljer varor och tjänster för mer än 190 400 kr per år (4 prisbasbelopp) är skyldig att ha ett tillverkardeklarerat kassaregister. I försäljningen ingår, förutom kontant betalning eller med kontokort, alla former av elektroniska betalningar som exempelvis ”Swish”. Syftet med att registrera din försäljning är att skapa konkurrens på rättvisa villkor. Kassaregistret ska vara anmält till Skatteverket, som också genomför kontroller. De företag som inte uppfyller kraven kan komma att få en kontrollavgift på 10 000 kronor.

Vad innebär tillverkardeklarerat kassaregister?

För att ditt kassaregister ska vara godkänt måste det vara tillverkardeklarerat. Ett godkänt kassasystem består av två delar som ska fungera ihop:

• En tillverkardeklarerad kassaapparat, exempelvis en dator eller mobiltelefon.

• En certifierad kontrollenhet eller en kontrollserver.

Kontrollenheten lagrar kassatransaktionerna på ett säkert sätt genom krypterad och signerad information. Kontrollenheten skapar en kontrollkod som lagras både i enheten och på e-journalen eller kontrollremsan. Koden skrivs också ut på kvittot. Tillverkare och leverantörer av kassaregister ska lämna in en ”tillverkardeklaration” till Skatteverket där de garanterar att kassaregistret uppfyller de tekniska kraven.

Kassaregisterguide

Guiden är framtagen av Rådet för betal- och kassasystem i samverkan med Svensk Handel. Den gör dig informerad om vad som gäller så att du vid ditt inköp kan vara säker på att också uppfylla lagkraven för kassaregister:

1. Sammanställ dina viktigaste funktionskrav

Sammanställ de krav på funktioner i kassaregistret som är avgörande för din verksamhet:

• Vilka är de vanligaste köpen på försäljningsstället? Kontrollera kassaregistret så att till exempel köp och returköp är enkelt och säkert att utföra.

• Hur van är min personal vid ett kassasystem? Vilken typ av säkerhetsfunktioner behövs? Till exempel behörighet och rättighet.

• Kommer jag att arbeta med kundregister vid kassan? Hur ska de hanteras?

• Hur stor är kontanthanteringen? Finns rånrisk? Behöver jag ett slutet kontantsystem?

• Hur stor är korthanteringen? Fundera över fristående eller beloppskopplad kortterminal. Vilka är mina behov?

• Förekommer kundbeställningar med leveranstid? Finns det funktioner som kan förenkla?

Hur ser ditt behov av statistik ut från ett kassaregister/system?

• Daglig uppföljning på olika nivåer.

• Kontroll på lagervärden.

• Kunna se lagerstatus i kassan.

• Kunna se bruttovinster och omsättning på leverantörer/varugrupper/artiklar/säsonger.

• Har jag speciella åtaganden i rapportering gentemot en kedja, köpcentrum, leverantör eller liknande.

Vilka funktioner behöver du för att förenkla administrationen i butiken?

• Märkning av varor.

• Kunna importera leverantörernas artikelregister.

• Rutiner för inköp och uppföljning.

• Inventering löpande och vid bokslut.

• Integration mot bokföringssystem.

2. Sök leverantörer

För att hitta seriösa aktörer, läs gärna vad medlemmarna i Rådet för betal- och kassasystem (TechSverige/Almega) har valt för leverantörer.

Medlemmarna verkar för:

• Kvalitet på leverans, installation och support.

• Säkerställer underleverantörers och samarbetspartners seriositet.

3. Kontakta minst två leverantörer som får presentera sina produkter och tjänster.

Kontrollera leverantörernas senaste bokslut. Om det är en återförsäljare av kassaregister, säkerställ att kassaregistret är ett varumärke som finns på den svenska marknaden.

4. Faktorer som bör tydliggöras vid upphandlingen

• funktioner

• serviceavtal

• supportnivåer och supporttider

• minimumtid för återkoppling och hjälp på plats

• uppgradering/licensavtal

• samtliga kostnader

• leveranstid och leveransvillkor

Ställ dig frågorna:

• Är systemet moduluppbyggt så att det går att växa med systemet?

• Finns det begränsningar i antal artiklar, kunder med mera?

• Om aktuellt, går det att ha fler butiker i systemet?

• Vilken utbildning kan leverantören erbjuda?

• Egen drift eller hos leverantören?

• Vid eventuell brand eller stöld, omfattas min försäkring av kassaregistret?

5. Begär skriftlig garanti att leverantören efterlever branschregler och från Skatteverkets föreskrifter.

Begär en skriftlig garanti att leverantören efterlever branschreglerna för Rådet för betal- och kassasystem samt de senaste föreskrifterna från Skatteverket.

Kassaregister som inte kan exportera journalen får ej säljas efter 31 december 2022.
Kassaregister med journalremsa får ej säljas efter 31 december 2022.

6. Ta referenser på leverantörerna.

Ta alltid referenser på de leverantörer som du väljer mellan. Du kan kontakta Rådet för betal- och kassasystem om du behöver rådgivning.

7. Det här bör avtalet innehålla:

• De faktorer som listas på punkt 4 (ovan).

• Systemkrav på utrustning.

• En backup.

• Modellbeteckning på både kassaregister och kontrollbox.

• Samtliga produkter/tjänster som avtalet ska avse och ett slutpris. Exempelvis om ett avtal avser att en låda kvittorullar eller dylikt ska ingå, ska det stå i avtalet.

• Vad som händer om leverantör inte lever upp till avtalet.