Så väljer du rätt kassaregister

De flesta som säljer varor eller tjänster mot betalning kontant eller med kontokort måste använda kassaregister som uppfyller vissa krav. Du som är skyldig att ha ett kassaregister måste anmäla kassaregistret till Skatteverket. Skatteverket genomför kontroller i handeln och de handlare som inte uppfyller kraven kan drabbas av en kontrollavgift. 

Syftet med kassaregisterlagen är att skapa rättvisa spelregler där alla konkurrerar på lika villkor.

Ett certifierat kassaregister består av två delar som ska fungera ihop: en kassapparat, exempelvis en dator, och en certifierad kontrollenhet. Kontrollenheten lagrar kassatransaktionerna på ett sätt som är säkert ofta genom krypterad och signerad information.

Kontrollenheten skapar en kontrollkod som lagras i kontrollenheten och på e-journalen eller kontrollremsan samt skrivs ut på kvittot. Tillverkare och leverantörer av kassaregister ska lämna in en tillverkardeklaration till Skatteverket där de garanterar att kassaregistret uppfyller de tekniska kraven.

Guide för upphandling av kassaregister
Guiden är framtagen av Kassaregisterrådet i samverkan med Svensk Handel. Syftet med guiden är att informera dig om vad som gäller så att du vid ditt inköp kan vara säker på att uppfylla lagen om kassaregister:

1. Sammanställ de krav på funktioner i kassaregistret som är avgörande för din verksamhet

  • Vilka är de vanligaste köpen på försäljningsstället, kontrollera kassaregistret så att t. ex köp och returköp är enkelt och säkert att utföra.
  • Hur van är min personal med ett kassasystem, vilka säkerhetsfunktioner behövs? T ex. Behörighet och rättigheter
  • Kommer jag att arbeta med kundregister vid kassan? Hur skall de hanteras?
  • Hur stor är kontanthanteringen, finns rånrisk? Behöver jag ett slutet kontantsystem?
  • Hur stor är korthanteringen? Fundera över fristående eller beloppskopplad kortterminal. Vilka är mina behov?
  • Förekommer kundbeställningar med leveranstid? Finns det funktioner som kan förenkla?

Hur ser mitt behov av statistik ut från ett kassaregister/system?

  • Daglig uppföljning på olika nivåer?
  • Kontroll på lagervärden?
  • Kunna se lagerstatus i kassan?
  • Kunna se bruttovinster och omsättning på leverantörer/varugrupper/artiklar/säsonger?
  • Har jag speciella åtaganden i rapportering gentemot en kedja, köpcentrum, leverantör eller liknande?

Hur ser mitt behov ut av att förenkla administrationen i butiken?

  • Märkning av varor?
  • Kunna importera leverantörernas artikelregister?
  • Rutiner för inköp och uppföljning?
  • Inventering löpande och vid bokslut?
  • Integration mot bokföringssystem?

2. Sök leverantörer av kassaregister.
Ta gärna hjälp från Rådet för betal- och kassasystem för att hitta en bra leverantör. De publicerar en lista över leverantörer som garanterat uppfyller Skatteverkets krav.

3. Kontakta minst tre leverantörer som får presentera sina produkter och tjänster.

4. Kontrollera leverantörernas senaste bokslut
. Om det är en återförsäljare av kassaregister måste du kontrollera att kassaregistret är ett varumärke som finns på den svenska marknaden.

5. Dessa faktorer bör tydliggöras vid upphandlingen:

  • Funktioner
  • Serviceavtal
  • Supportnivåer & supporttider
  • Minimumtid för återkoppling och hjälp på plats
  • Uppgradering/Licensavtal
  • Samtliga kostnader
  • Leveranstid och leveransvillkor
  • Är systemet moduluppbyggt så man kan växa med systemet?
  • Finns begränsningar i antal artiklar, kunder m.m?
  • Om det är aktuellt: Kan man ha fler butiker i systemet?
  • Vilken utbildning kan leverantören erbjuda?
  • Egen drift eller hos leverantören?
  • Vid ev. brand eller stöld, omfattas kassaregistret av min försäkring?

6. Begär skriftlig garanti att leverantören följer branschreglerna för Rådet för betal- och kassasystem i IT & Telekomföretagen.

7. Ta referenser

8. Avtalet bör innehålla:

  • Innehållet från punkt 5 i denna guide.
  • Systemkrav på utrustning.
  • Backup.
  • Modellbeteckning på både kassaregister och kontrollbox.
  • Samtliga produkter/tjänster som avtalet ska avse och ett slutpris. Till exempel ska det stå om en låda kvittorullar eller dylikt ska ingå.
  • Vad som händer om leverantör inte lever upp till avtalet.

Läs om Kassaregister på Skatteverkets webbplats.

Se listan med leverantörer som garanterat uppfyller Skatteverkets krav.

Bengt Nilervall
Publicerad: 2015.03.23 Senast uppdaterad: 2017.02.14 Kategorier: Betalfrågor Nyheter, Betalfrågor

Skriv en kommentar