Månadens fråga – Återbetalning vid returer

Hej, jag driver tre klädbutiker och julen och den efterföljande mellandagsrean är årets mest hektiska perioder hos oss. Det blir ofta många returer under rean, och jag vill säkerställa att vi hanterar återbetalningarna på rätt sätt.

Jag har hört om risken att medverka till penningtvätt. Hur ska vi hantera återbetalningar på ett sätt som både följer lagen och är praktiskt för oss i butikerna?

Svar:

För att minimera risken för penningtvättstransaktioner är huvudregeln att återbetalningen alltid ska ske med samma betalmedel som kunden använde vid köpet. Detta innebär att:

Kortbetalningar: Återbetalningen ska göras till samma kort som användes vid köpet.
Swish: Återbetalningen ska göras till samma Swish-nummer.
Kontanter: Om köpet gjordes med kontanter ska återbetalningen också ske i kontanter.

Detta är inte bara en praktisk rekommendation utan också ett krav som följer av penningtvättslagen (2017:630). Denna lag syftar till att förhindra att verksamheter som din butik utnyttjas för olagliga ändamål som penningtvätt eller finansiering av terrorism.

I ditt avtal med kortinlösande företag framgår tydligt att en återbetalning endast får göras när syftet är att helt eller delvis reglera en tidigare kortbetalning. Återbetalningen ska alltid ske till det betal- eller kreditkort som användes vid köpet och beloppet får aldrig överstiga det inledande första köpets totala belopp.

Tillgodokvitto kan vara ett alternativ

I vissa fall kan det vara praktiskt att erbjuda ett tillgodokvitto istället för en återbetalning. Detta är särskilt användbart när det uppstår komplikationer, exempelvis om kunden inte längre har kvar det kort som användes vid köpet. Ett tillgodokvitto kan vara ett smidigt sätt att lösa situationen och samtidigt säkra att kunden gör framtida inköp i din butik.

Vad kan du som handlare göra?

Se över era rutiner för återbetalningar inför mellandagsrean.
Diskutera eventuella praktiska utmaningar med ert kortinlösande företag eller betalleverantör för att säkerställa att era rutiner följer avtals- och lagkrav.
Informera personalen om vikten av att följa dessa rutiner, särskilt under rean när tempot är högt och risken för misstag ökar.

Genom att hantera återbetalningar korrekt minskar du inte bara risken för penningtvätt utan skapar också en trygg och professionell upplevelse för dina kunder.